Tugas 4 Seleksi dan Perencanaan Proyek dalam Pembentukan Aplikasi Kepegawaian

 Kelompok 6

1. Hanafi Satriyo Utomo Setiawan (5025211195)

2. Nayya Kamila Putri Yulianto (5025211183)

3. Mohammad Ahnaf Fauzan (5025211170)

Pengertian Aplikasi Kepegawaian

Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) adalah sebuah sistem informasi yang digunakan untuk mengelola data kepegawaian di suatu organisasi atau instansi pemerintah. SIMPEG memungkinkan pengelolaan data kepegawaian secara terintegrasi, mulai dari penerimaan pegawai baru, pengaturan data pribadi, data pendidikan, pengalaman kerja, data keluarga, hingga pengelolaan gaji, tunjangan, dan benefit lainnya. Dengan adanya SIMPEG, pengelolaan data kepegawaian dapat dilakukan secara lebih efisien dan akurat, serta memudahkan dalam mengambil keputusan strategis terkait dengan sumber daya manusia. SIMPEG juga dapat membantu instansi pemerintah dalam memonitor kinerja pegawai, melakukan penilaian kinerja, dan mengembangkan program pengembangan pegawai.

Adapun beberapa manfaat penggunaan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) antara lain:

• Memudahkan pengelolaan data kepegawaian: SIMPEG memudahkan pengelolaan data kepegawaian seperti data pribadi, pendidikan, pengalaman kerja, keluarga, gaji, tunjangan, dan benefit lainnya. Dengan SIMPEG, pengelolaan data dapat dilakukan secara terintegrasi dan lebih efisien.

• Meningkatkan akurasi data: SIMPEG dapat meningkatkan akurasi data kepegawaian karena data yang tersimpan dalam sistem tersebut dilakukan secara terpusat dan terintegrasi. Hal ini dapat meminimalkan kesalahan manusia dalam pengelolaan data kepegawaian.

• Memudahkan pengambilan keputusan: SIMPEG dapat memudahkan pengambilan keputusan strategis terkait dengan sumber daya manusia seperti rekrutmen, penilaian kinerja, dan pengembangan pegawai. Data yang tersimpan dalam SIMPEG dapat diolah dan dianalisis untuk memperoleh informasi yang akurat dan terkini.

• Meningkatkan efisiensi administrasi kepegawaian: SIMPEG dapat meningkatkan efisiensi administrasi kepegawaian karena seluruh proses pengelolaan data kepegawaian dilakukan secara terintegrasi dan terotomatisasi.

• Memudahkan pemantauan kinerja pegawai: SIMPEG dapat memudahkan pemantauan kinerja pegawai karena data kinerja pegawai tersimpan dalam sistem dan dapat dianalisis secara terpusat. Hal ini dapat membantu pengambilan keputusan terkait dengan kinerja pegawai.

Permilihan Metode

Pada perealisasian proyek ini, kami memilih metode Agile yang tahapannya akan tampak seperti berikut :

Metode agile sendiri merupakan pendekatan khusus untuk manajemen proyek yang digunakan dalam pengembangan perangkat lunak. Metode ini membantu tim untuk merespon ketidakpastian pengembangan perangkat lunak dengan menggunakan incremental berulang yang biasa disebut dengan sprint.

Saat menggunakan metode Agile ini, dilakukan secara kolaboratif, terstruktur, dan terorganisir yang menyangkut berbagai pihak yang bekerjasama. Proyek yang menggunakan metode ini biasanya berlangsung dalam waktu yang pendek dan bertahap. Metode juga menuntut kecepatan dalam mengambil keputusan tanpa mengenyampingkan kualitas produk. Tidak lupa juga ketika proses dilaksanakan akan diberlakukan evaluasi berkala untuk memperbaiki hal-hal yang perlu ditingkatkan.

Adapun kelebihan dari metodologi Agile ini yaitu:

1. Fleksibilitas dan responsivitas terhadap perubahan, agile memungkinkan tim dan pengembang untuk merespon perubahan kebutuhan lebih cepat karena sistem agile yang iteratif dan bertahap
2. Transparansi dan kolaborasi, agile memungkinkan pengguna mengetahui progres pengembangan dan dapat memberikan umpan balik
3. Peningkatan kualitas produk, pengujian yang dilakukan secara berkelanjutan membuat tim dapat mengidentifikasi masalah pada produk lebih awal, sehingga dapat diperbaiki dan menghasilkan produk yang lebih baik.
4. Penghematan biaya, dengan adanya pengembangan yang berkelanjutan mengurangi biaya karena kesalahan yang mengeluarkan biaya sudah diantisipasi dari awal
5. Penyesuaian dengan lingkungan bisnis yang cepat berubah, agile memungkinkan perusahaan beradaptasi dengan cepat dengan perubahan pasar dan kebutuhan pengguna

Lalu dibalik kelebihan tersebut ada kekurangan dari metodologi agile yaitu:

1. Keterbatasan dalam mengelola proyek besar, metodologi ini tidak cocok untuk proyek besar, karena kompleksitas dapat menjadi masalah dan sulit mengelola secara efektif
2. Dibutuhkan keterampilan dan pengalaman khusus, pengembangan perangkat lunak memerlukan keterampilan dan pengalaman khusus dari tim pengembang, seperti kemampuan kerjasama tim yang terintegrasi dan keterampilan manajemen proyek agile
3. Membutuhkan keterlibatan aktif dari pemangku kepentingan, agile memerlukan keterlibatan aktif pemangku kepentingan untuk keberlangsungan progres 
4. Risiko terlalu banyak iteratif dan perubahan, jika terlalu banyak iteratif dan perubahan bisa jadi akan terjadi pengembangan biaya dan mengurangi efektivitas metodologi agile

Perencanaan Kerja

ID	Nama Pekerjaan	Durasi(hari)	status
1	Perencanaan	30	selesai
1.1	Pengumpulan kebutuhan & persyaratan	14	selesai
1.2	Perancangan rencana proyek	14	selesai
1.3	Perancangan tim	7	selesai
1.4	Pengumpulan anggaran dan sumber daya	14	sedang berlangsung
2.1	Penentuan persyaratan fungsional dan non fungsional	7	belum dimulai
2.2	Perancangan Arsitektur Sistem	7	belum dimulai
2.3	Perancangan Sistem Basis Data	7	belum dimulai
2.4	Perancangan Design Interface	14	belum dimulai
3	Pengembangan	45	belum dimulai
3.1	Pemilihan Teknologi	3	belum dimulai
3.2	Pengembangan Sistem Basis Data	7	belum dimulai
3.3	Pengembangan Aplikasi	21	belum dimulai
3.4	Uji Coba Sistem	7	belum dimulai
4	Implementasi dan Integrasi	30	belum dimulai
4.1	Pengintegrasian data	7	belum dimulai
4.1.1	Pengintegrasian data dengan sistem yang sudah ada	7	belum dimulai
4.2	Pelatihan	3	belum dimulai
4.2.1	Pelatihan pengguna	3	belum dimulai
4.3	Uji coba dan evaluasi aplikasi kepegawaian	7	belum dimulai
5	Pemeliharaan dan Dukungan	30	belum dimulai
5.1	Pemeliharaan perangkat lunak dan perbaikan bug	14	belum dimulai
5.2	Pengembangan fitur tambahan dan peningkatan sistem	14	belum dimulai

Perencanaan Tim

Role	Description	Assigned to
Project Manager	Bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh proyek, memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi, dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan	Ocan
Technical Lead	Bertanggung jawab untuk mengawasi aspek teknis proyek, merancang arsitektur teknis, dan memastikan perangkat lunak memenuhi praktik terbaik dan standar kualitas	Robby
Business Lead	Bertanggung jawab untuk memastikan proyek memenuhi tujuan dan sasaran bisnis organisasi, mengidentifikasi dan mengelola risiko proyek, dan bekerja dengan pemangku kepentingan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran	Keysa
UI/UX Designer	Bertanggung jawab untuk merancang antarmuka pengguna dan pengalaman pengguna aplikasi, memastikan bahwa itu intuitif dan mudah digunakan	Tio
Front-End Developer	Bertanggung jawab untuk mengembangkan komponen aplikasi yang menghadap pengguna, termasuk antarmuka dan fitur interaktif apa pun	Agfi
Back-End Developer	Bertanggung jawab untuk mengembangkan komponen sisi server aplikasi, termasuk database dan API	Dafian
Quality Assurance Engineer	Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aplikasi diuji secara menyeluruh dan bebas dari bug sebelum dirilis ke pengguna	Rafi
Product Owner	Bertanggung jawab untuk mendefinisikan visi dan strategi produk, memprioritaskan fitur dan persyaratan, dan memastikan bahwa tim pengembangan selaras dengan tujuan keseluruhan proyek.	Naya
Requirements Analyst	Bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisis, dan mendokumentasikan persyaratan untuk perangkat lunak, memastikan bahwa mereka jelas, lengkap, dan dapat diuji.	Valen
Data Analyst	Bertanggung jawab untuk menganalisis dan menafsirkan data untuk menginformasikan pengambilan keputusan dan untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dalam perangkat lunak.	Tama
User Researcher	Bertanggung jawab untuk melakukan penelitian pengguna untuk memahami kebutuhan, preferensi, dan perilaku audiens target, dan menggunakan informasi ini untuk menginformasikan desain dan pengembangan perangkat lunak.	Heru

Standarisasi Kerja Tim

Tipe Standarisasi	Pengertian	Contoh
Documentation Standards	Aturan mengenai bagaimana dokumen harus dibuat dan diatur dalam sebuah tim dikenal sebagai standar dokumentasi. Dokumen-dokumen ini dapat mencakup laporan proyek, panduan penggunaan aplikasi, dan lain-lain. Biasanya, standar dokumentasi menetapkan format struktur bahasa yang konsisten dan mudah dipahami.	Cover yang berisi nama proyek dan deskripsi singkat. Header yang berisi tanggal dan nama proyek Margin ukuran 1 inci Menyertakan daftar isi
Coding Standards	Standar dalam menulis kode program yang digunakan dalam penulisan kode, termasuk cara penamaan variabel, pengaturan tata letak, pemanfaatan komentar, dan sebagainya. Hal ini membantu untuk memudahkan tim dalam memahami konten kode program dan memberikan arahan yang konsisten dan terstruktur.	Mengguunakan gaya penulisan camelCase atau snake_case untuk nama variabel. Setiap modul kode harus mencantumkan nama programmer, tanggal terakhir diperbarui, dan deskripsi singkat. Menggunalan komentar untuk menjelaskan kode yang kompleks atau sulit dimengerti. Kode harus terstruktur dan mudah dibaca. Tipe data harus dipilih dengan hati-hati untuk mengoptimalkan kinerja dan penggunaan memori. Kode harus diuji secara teratur dan debugged untuk mengurangi kesalahan dan bug.
Procedural Standards	Standar prosedur digunakan untuk mengatur bagaimana melakukan suatu tugas/pekerjaan dengan urutan langkah-langkah, delegasi tugas, prioritas tugas, dan lain-lain. Hal ini bertujuan untuk memastikan konsistensi dan efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan. Dengan adanya standar ini, tugas dapat diselesaikan secara terstruktur dan terorganisir dengan lebih baik.	Mencatat dan melaporkan kemajuan proyek setiap minggu dan semua revisi harus disetujui oleh manajer proyek. Memahami urutan langkah-langkah yang ada
Specification Requirement Standards	Standar kebutuhan spesifikasi adalah pedoman yang digunakan untuk menetapkan spesifikasi atau persyaratan yang harus dipenuhi oleh suatu proyek. Standar ini menjamin agar setiap anggota tim memahami dan bekerja sesuai dengan kebutuhan proyek, sehingga dapat mencapai hasil yang optimal. Dengan adanya standar ini, proyek dapat dilaksanakan dengan lebih teratur dan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.	Menetapkan persyaratan kebutuhan penggunaan aplikasi Menetapkan persyaratan kebutuhan keamanan data pengguna Menetapkan persyaratan kebutuhan fitur-fitur aplikasi Program harus dijelaskan dengan deskripsi yang lengkap Program harus mematuhi aturan bisnis yang berlaku Pseudocode harus disertakan untuk menjelaskan algoritma program
User Interface Design Standards	User interface design standard atau standar desain antarmuka pengguna adalah pedoman yang digunakan untuk menciptakan desain antarmuka pengguna yang mudah digunakan dan konsisten. Dengan adanya standar ini, pengguna dapat mengakses informasi dengan lebih mudah dan cepat serta meningkatkan pengalaman pengguna dalam menggunakan antarmuka tersebut.	Buat antarmuka yang konsisten. Gunakan desain sesederhana mungkin. Pilih objek yang intuitif bagi pengguna. Urutan layar harus dimulai dari pojok kiri atas dan berlanjut ke pojok kanan bawah.

Dalam standarisasi kerja tim, terdapat dua panduan yang nantinya akan dijadikan sebagai pedoman dalam pembuatan laporan mengenai perancangan perangkat lunak beserta dengan penggunaan dan pengisian spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Berikut adalah link yang berisikan kedua panduan tersebut

• DPPL yang berisikan deskripsi perancangan perangkat lunak yang berorientasi proses 
• SKPL yang berisikan panduan penggunaan dan pengisian spesifikasi kebutuhan perangkat lunak.

Analisis Manajemen Resiko

Penggunaan metodologi Agile dalam pengembangan perangkat lunak memiliki berbagai risiko yang harus diperhatikan oleh tim pengembangan. Beberapa risiko penggunaan metodologi Agile antara lain:

• Ketergantungan pada tim: Metodologi Agile menekankan pada tim yang berfungsi sebagai unit terkecil dalam pengembangan perangkat lunak. Hal ini dapat menyebabkan ketergantungan pada kemampuan anggota tim dan menyulitkan penggantian anggota tim yang keluar atau berubah.

• Kurangnya dokumentasi: Agile menekankan pada pengiriman perangkat lunak yang berfungsi lebih penting daripada dokumentasi lengkap. Hal ini dapat menyebabkan kurangnya dokumentasi penting dalam pengembangan perangkat lunak, sehingga sulit untuk mengevaluasi atau mengubah perangkat lunak di masa depan.

• Tidak cocok untuk proyek besar: Metodologi Agile cenderung lebih cocok untuk proyek perangkat lunak yang relatif kecil dan sederhana. Hal ini dapat membuat sulit untuk mengelola proyek yang lebih besar dan kompleks.

• Kemungkinan perubahan permintaan pelanggan: Agile menekankan pada fleksibilitas dan kemampuan untuk merespons perubahan dalam kebutuhan pelanggan. Namun, perubahan permintaan yang terus-menerus dapat mengganggu jadwal pengembangan dan memperpanjang waktu pengiriman.

• Keterbatasan pemahaman tim: Agile membutuhkan komunikasi yang efektif dan kolaborasi yang erat antara anggota tim. Namun, keterbatasan pemahaman atau bahasa yang berbeda-beda antara anggota tim dapat menyulitkan komunikasi dan menghambat pengembangan.

Meskipun demikian, risiko penggunaan metodologi Agile dapat diminimalkan dengan mengembangkan praktik terbaik yang sesuai dengan kebutuhan proyek, memperhatikan tanggung jawab dan keterampilan anggota tim, serta mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengurangi risiko yang terkait dengan proyek.